Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist: ,
E-Mail: info@bidpilot24.com

2. Grundsätze und Datenquellen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur zu den in dieser Erklärung beschriebenen Zwecken, auf der jeweils genannten Rechtsgrundlage und nur so lange, wie es für den Zweck oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht erforderlich ist. Wir erhalten Daten direkt von Ihnen sowie aus Ihrer Nutzung der Plattform. Ausschreibungsinhalte stammen aus öffentlich zugänglichen Bekanntmachungen der angebundenen Vergabequellen; darin enthaltene Angaben zu Ansprechpartnern können personenbezogene Daten sein — die öffentliche Verfügbarkeit schließt einen Personenbezug nicht aus.

3. Serverzugriffe und Sicherheit

Beim Aufruf der Website verarbeiten wir die technisch erforderlichen Verbindungsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browsertyp und -version sowie Referrer-Adresse). Zweck ist die Auslieferung der Seiten, die Fehlerdiagnose und die Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb), bei angeforderten Funktionen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Plattform wird auf von uns verwalteter Infrastruktur bei einem Hosting-Anbieter in Deutschland betrieben.

4. Registrierung, Konto und Organisationen

Bei der Registrierung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, optional einen Benutzernamen, Ihr Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash), die Spracheinstellung sowie Anmeldezeitpunkte und IP-Adressen. Für Ihre Organisation speichern wir Organisationsname, Mitgliedsrollen sowie Tarif- und Abonnementzustand. Zweck ist die Kontoerstellung, die Anmeldung, der Betrieb der Plattform und die Vertragserfüllung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Suchprofile und Ausschreibungsdaten

Wir speichern Ihre Suchprofile (Profilname, Such- und Ausschlussbegriffe, Regionen und Einstellungen), abgerufene Ausschreibungsinhalte, Treffer- und Bewertungsergebnisse sowie Ihre Bearbeitungsstände, soweit Sie diese Funktionen nutzen. In Ausschreibungstexten können personenbezogene Daten Dritter enthalten sein (z. B. Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern der Vergabestellen); wir verarbeiten diese ausschließlich als Bestandteil der öffentlich zugänglichen Ausschreibungsinhalte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. KI-gestützte Funktionen

Wenn Sie eine KI-Funktion nutzen (z. B. Profilassistenz, Trefferbewertung, Matching-Begründungen), werden die dafür erforderlichen Inhalte an den jeweils konfigurierten KI-Anbieter übertragen: bei der Profilassistenz Ihre frei eingegebene Beschreibung, sonst Suchprofil-Angaben sowie Titel, Beschreibung, Auftraggeber, Fristen und strukturierte Details der betreffenden Ausschreibung. Diese Inhalte können unbeabsichtigt personenbezogene Daten enthalten. KI-Ergebnisse sind eine automatisierte Unterstützung und keine verbindliche fachliche oder rechtliche Entscheidung; prüfen Sie stets die Originalausschreibung und deren Fristen.

Derzeit konfigurierte KI-Anbieter:

• Opper (EU)

Die Verarbeitung durch den Anbieter erfolgt auf Grundlage des jeweiligen Auftragsverarbeitungs- bzw. Nutzungsvertrags; bei Anbietern außerhalb des EWR kommen die dort vereinbarten Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) zur Anwendung. Bei Verwendung eines auf unserer eigenen Infrastruktur gehosteten Modells verbleiben die Daten bei uns.

7. Zahlungsabwicklung

Bei kostenpflichtigen Tarifen nutzen wir Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland, und Stripe, Inc., USA) für Zahlungsabwicklung, Abrechnung und Rechnungsstellung. Bei der erstmaligen Anlage eines Stripe-Kunden übermittelt BidPilot den Organisationsnamen, die E-Mail-Adresse des Organisationseigentümers sowie interne Organisationskennungen (ID/Slug). Bei Checkout- und Abonnement-Aufrufen übermitteln wir die Stripe- Kundenkennung, Tarifmetadaten und gegebenenfalls einen Coupon-Code. Rechnungsanschrift und eine gegebenenfalls angegebene USt-IdNr. gibt die zahlende Person direkt im von Stripe betriebenen Checkout ein; Stripe erhebt diese Angaben und aktualisiert damit sein Kundenprofil. Stripe sendet Checkout-, Abonnement- und Zahlungsereignisse an unsere Webhook-Schnittstelle. Ein abgeschlossenes Checkout-Ereignis kann eine eingegebene USt-IdNr. enthalten; unser Handler verarbeitet daraus Status, Kennungen und Metadaten, speichert Rechnungsanschrift und USt-IdNr. aber nicht in der BidPilot-Datenbank. Von Stripe erzeugte Kunden- und Abonnementkennungen erhalten und speichern wir zur Vertragsverwaltung; die Kundenkennung wird bei späteren API-Aufrufen zur Referenzierung erneut an Stripe gesendet. Kartendaten werden direkt bei Stripe erfasst; vollständige Kartennummern speichern wir nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

8. Elektronische Widerrufsfunktion

Bei einer elektronischen Widerrufserklärung speichern wir Name, zugeordnete Organisation und Kundennummer, die hinterlegte Owner-E-Mail für die Eingangsbestätigung, Eingangszeitpunkt, Referenz, Identifikationsweg und Prüfstatus. Das elektronische Formular ordnet die Kundennummer oder Owner-E-Mail einer Organisation zu und sendet die Bestätigung an die hinterlegte Owner-E-Mail. Bei einem formlosen Eingang per E-Mail oder Post erfasst das interne Team den Namen des Absenders, verfügbare Kontakt- und Vertragsangaben sowie den Eingangszeitpunkt — auch wenn die Organisation zunächst nicht identifiziert werden kann. Die Kontaktangaben des Absenders gelten nicht als Nachweis der Organisationsinhaberschaft. Ein gehashter Schlüssel aus der IP-Adresse wird im Cache zur Begrenzung wiederholter elektronischer Formularversuche verwendet und läuft nach einer Stunde ab. Zweck ist die Entgegennahme, Dokumentation, Missbrauchsbegrenzung und Bearbeitung der Erklärungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit einschlägig, lit. c; für die erforderliche Rechtsverteidigung kann lit. f gelten. Verifizierte oder manuell erfasste Erklärungen werden nach der derzeitigen Regel bis zu 6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres des Eingangs gespeichert; nicht verifizierte elektronische Einsendungen werden nach 14 Monaten gelöscht.

Bei einem formlosen Widerruf per E-Mail oder Post kann das interne Team optional einen Scan oder ein Foto des Schreibens beziehungsweise einen Ausdruck der E-Mail (PDF oder Bild) als Nachweis am Datensatz speichern. Die Datei kann personenbezogene Angaben im Schreiben sowie Daten darin genannter Dritter enthalten. Sie wird gemeinsam mit dem Widerrufsdatensatz gelöscht: verifizierte oder manuell erfasste Erklärungen nach der derzeitigen Regel bis zu 6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres des Eingangs, nicht verifizierte elektronische Einsendungen nach 14 Monaten.

9. E-Mail-Kommunikation

Für Kontobestätigungen, das Zurücksetzen des Passworts, Teameinladungen, Treffer-Digests und abonnementbezogene Hinweise versenden wir E-Mails über unseren eigenen E-Mail-Server; es findet keine Übermittlung an einen externen Versanddienstleister statt. Verarbeitet werden jeweils die Empfängeradresse und der für die Nachricht erforderliche Inhalt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Technisch erforderlich ist das Sitzungscookie (Authentifizierung und Sitzungszustand), das beim Schließen des Browsers gelöscht wird, sowie — nur bei aktivierter Option „Angemeldet bleiben" — ein Anmeldecookie mit einer Laufzeit von zwei Wochen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zur Reichweitenmessung setzen wir eine selbst gehostete Matomo-Instanz auf unserer eigenen Infrastruktur ein; es findet keine Übertragung an Dritte statt. Das Analyse-Skript wird erst geladen, nachdem Sie im Cookie-Banner der Analyse-Kategorie zugestimmt haben. Matomo setzt nach erteilter Einwilligung eigene Cookies zur Wiedererkennung (Besucher-ID, Sitzung und Einwilligungsstatus; Laufzeiten bis zu 13 Monate). Der Besucherstandort wird näherungsweise aus der IP-Adresse bestimmt; gespeichert wird ausschließlich die anonymisierte Adresse. Ihre Einwilligung protokollieren wir in einem Einwilligungsdatensatz und speichern Ihre Auswahl zudem im Browserspeicher (localStorage, Schlüssel „cookie_consent"); Sie können sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen im Seitenfuß ändern oder widerrufen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Für die Auswertung von Werbekampagnen setzen wir — nur nach Ihrer Einwilligung in die Marketing-Kategorie im Cookie-Banner — den Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Ltd. ein. Das Skript wird erst nach erteilter Einwilligung geladen; dabei werden Verbindungen zu Servern von Meta aufgebaut und eigene Cookies („_fbp“, „_fbc“) gesetzt, über die Meta Ihren Browser wiedererkennen kann. Eine Übertragung in Drittstaaten (insbesondere die USA) ist dabei nicht ausgeschlossen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen im Seitenfuß widerrufen.

11. Marketing und Erfolgsmessung mit Meta

Wir verwenden auf unserer Website mit Ihrer vorherigen Einwilligung Technologien der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland (nachfolgend „Meta“). Hierzu gehört insbesondere das Meta Pixel, mit dem wir die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram messen, die Nutzung unserer Website nach dem Aufruf einer Werbeanzeige analysieren und unsere Werbekampagnen optimieren können.

Sofern entsprechende Funktionen eingesetzt werden, können die erhobenen Informationen auch zur Bildung von Zielgruppen für personalisierte Werbung (Retargeting) verwendet werden.

Bei der Nutzung dieser Technologien können insbesondere Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, aufgerufene Seiten, Referrer-URLs, Zeitpunkte von Seitenaufrufen, Cookie-Kennungen sowie Informationen über bestimmte Aktionen auf unserer Website verarbeitet und an Meta übermittelt werden; dazu zählen Seitenaufrufe (PageView), Klicks auf Angebots-Schaltflächen (Lead, Contact), der Beginn eines Bestellvorgangs (InitiateCheckout), abgeschlossene Registrierungen (CompleteRegistration), der Beginn einer Testphase (StartTrial) und abgeschlossene Abo-Bestellungen (Subscribe). Meta kann diese Informationen gegebenenfalls mit bestehenden Facebook- oder Instagram-Konten verknüpfen.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie, soweit einschlägig, § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Ihre Einwilligung aktivieren wir keine einwilligungspflichtigen Marketing-Technologien; das Meta-Pixel-Skript wird erst geladen, nachdem Sie im Cookie-Banner der Marketing-Kategorie zugestimmt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen im Seitenfuß widerrufen oder ändern.

Soweit wir gemeinsam mit Meta über die Zwecke und Mittel der Erhebung und Übermittlung personenbezogener Daten entscheiden, besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO. Die Einzelheiten hierzu ergeben sich aus der entsprechenden Vereinbarung mit Meta:

https://www.facebook.com/legal/controller_addendum

Im Rahmen der Datenverarbeitung können personenbezogene Daten auch an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in die USA, übermittelt werden. Solche Übermittlungen erfolgen auf Grundlage der jeweils anwendbaren Voraussetzungen des Kapitels V DSGVO, insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses gemäß Art. 45 DSGVO oder geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO. Welche Garantien Meta konkret einsetzt, ergibt sich aus den jeweils aktuellen Vertragsbedingungen von Meta.

Meta setzt nach erteilter Einwilligung eigene Cookies zur Wiedererkennung Ihres Browsers, insbesondere „_fbp“ (Browser-Kennung) und „_fbc“ (Klick-Kennung zu einer Werbeanzeige); deren Laufzeit beträgt nach den Angaben von Meta jeweils bis zu 90 Tage. Beim Widerruf Ihrer Einwilligung werden diese Cookies von unserer Website gelöscht.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Meta finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Meta:

https://www.facebook.com/privacy/policy/

12. Spracheingabe

Bei freiwilliger Nutzung der Spracheingabe wird die Audioeingabe über die in Ihrem Browser integrierte Spracherkennung verarbeitet. Je nach Browser kann dabei eine Verbindung zum Browser-Anbieter (z. B. Google, Apple, Microsoft) entstehen. Audiodaten werden von uns nicht gespeichert oder weiterverarbeitet.

13. Fehler-Monitoring

Zur Fehlerdiagnose setzen wir Sentry (Functional Software, Inc., USA) ein. Bei einem Fehler werden technische Ereignisdaten übermittelt; IP-Adresse, Anfrage-Header, Cookies und die Nutzer-Identität werden vor der Übertragung herausgefiltert, und nur ein begrenzter Anteil der Ereignisse wird übermittelt (Sampling). Zweck ist die Fehleranalyse und der stabile Betrieb; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

14. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Auftragsverarbeiter erhalten personenbezogene Daten nur auf Grundlage geeigneter Verträge und unserer Weisungen. Zu den Empfängerkategorien gehören Hosting-Anbieter in Deutschland, Zahlungsabwicklung (Stripe), KI-Anbieter (siehe Abschnitt 6) und Fehler-Monitoring (Sentry). Der Dateispeicher ist eine von uns selbst verwaltete Garage-Instanz in Deutschland; Kopia-Sicherungen werden über das rclone-Backend bei einem Speicheranbieter in Deutschland abgelegt. E-Mail-Versand und Reichweitenmessung laufen auf unserer eigenen Infrastruktur. Bei Übermittlungen in Drittländer (derzeit die USA für Stripe und Sentry) stützen wir uns auf EU-Standardvertragsklauseln.

Ist der Meta Pixel aktiviert und haben Sie der Marketing-Kategorie zugestimmt, kommt Meta Platforms Ireland Ltd. (Irland) als Empfänger von Tracking-Daten hinzu; eine Übertragung in die USA ist dabei nicht ausgeschlossen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Marketing und Erfolgsmessung mit Meta“.

15. Speicherdauer

Wir löschen oder anonymisieren personenbezogene Daten, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder notwendige Rechtsverteidigung entgegensteht. Kontodaten werden mit der Löschung Ihres Kontos entfernt. Organisationsdaten werden bei einer Löschung nicht physisch entfernt, sondern als gelöscht markiert; sie bleiben zum Nachweis bestehender Vertrags- und Abrechnungsverhältnisse gespeichert, sind für die reguläre Nutzung aber nicht mehr zugänglich. Widerrufserklärungen werden bis zu sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres des Eingangs aufbewahrt; nicht verifizierte Einsendungen werden bereits nach 14 Monaten automatisiert gelöscht. Abrechnungs- und Rechnungsdaten unterliegen den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB). Kopia-Sicherungskopien der Datenbank und Dateiablage werden bei einem Speicheranbieter in Deutschland für bis zu 1.095 tägliche Wiederherstellungspunkte (etwa drei Jahre) für Wiederherstellungszwecke aufbewahrt. Bereits aus aktiven Systemen gelöschte Daten können bis zum Ablauf dieser Rotation in den Kopien fortbestehen. Vor der Wiederaufnahme des Regelbetriebs nach einem Restore müssen die seit dem Snapshot fälligen Löschungen erneut umgesetzt werden.

16. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie — bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen — ein Widerspruchsrecht. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zudem haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Anfragen zum Datenschutz richten Sie an: info@bidpilot24.com

17. Automatisierte Entscheidungen

BidPilot erstellt KI-gestützte Treffer- und Relevanzeinschätzungen als Entscheidungsunterstützung. Ob Sie eine Ausschreibung weiterverfolgen und ein Angebot abgeben, entscheiden ausschließlich Sie selbst; eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für eine natürliche Person im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

18. Änderungen dieser Erklärung

Die jeweils geltende Fassung dieser Datenschutzerklärung wird auf dieser Seite mit Standdatum veröffentlicht. Über wesentliche Änderungen informieren wir, soweit gesetzlich erforderlich, vor ihrem Wirksamwerden.