Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tämän sivuston rekisterinpitäjä on: ,
BidPilot24
c/o Online-Impressum 3179
Europaring 90
53757 Sankt Augustin

Sähköposti: info@bidpilot24.com

2. Periaatteet ja tietolähteet

Käsittelemme henkilötietoja vain tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin, kussakin tapauksessa mainitun oikeusperustan nojalla ja vain niin kauan kuin tarkoitus tai lakisääteinen säilytysvelvollisuus vaatii. Saamme tietoja suoraan sinulta ja alustan käytöstäsi. Hankintasisältö peräisin yhdistettyjen hankintalähteiden julkisista ilmoituksista; niissä mahdollisesti olevat yhteyshenkilöiden yhteystiedot voivat olla henkilötietoja — julkinen saatavuus ei sulje pois henkilöviittautta.

3. Palvelinyhteys ja turvallisuus

Kun vierailet sivustolla, käsittelemme teknisesti vaadittuja yhteystietoja (IP-osoite, päivämäärä ja kellonaika, pyydetty osoite, selaintyyppi ja -versio sekä viittausosoite). Tarkoitus on sivujen toimittaminen, virheiden diagnosointi ja väärinkäytön estäminen. Oikeusperusta on GDPR:n 6(1)(f) artikla (oikeutettu etu turvalliseen toimintaan) ja pyydetyissä toiminnoissa 6(1)(b) artikla. Ylläpidämme alustaa itse hallinnoimallamme infrastruktuurilla, jota isännöi saksalainen isännöintipalvelu.

4. Rekisteröityminen, tili ja organisaatiot

Rekisteröitymisessä käsittelemme sähköpostiosoitettasi, valinnaisesti käyttäjätunnusta, salasanaasi (tallennetaan vain kryptografisena tiivisteenä), kieliasetusta sekä kirjautumisajankohtia ja IP-osoitteita. Organisaatiollesi tallennamme organisaation nimen, jäsenroolit sekä paketti- ja tilaustiedot. Tarkoitus on tilin luonti, kirjautuminen, alustan toiminta ja sopimuksen täytäntöönpano. Oikeusperusta on GDPR:n 6(1)(b) artikla; turvallisuus- ja väärinkäyttölokien osalta lisäksi 6(1)(f) artikla.

5. Hakuprofiilit ja hankintatiedot

Tallennamme hakuprofiilisi (profiilin nimi, haku- ja poissulkusanat, alueet ja asetukset), haetun hankintasisällön, osuma- ja arviointitulokset sekä käsittelytilasi siinä määrin kuin käytät näitä ominaisuuksia. Hankintatekstit voivat sisältää kolmansien osapuolten henkilötietoja (esim. hankintaviranomaisten yhteyshenkilöiden nimiä ja yhteystietoja); käsittelemme niitä yksinomaan osana julkisesti saatavilla olevaa hankintasisältöä. Oikeusperusta on GDPR:n 6(1)(b) artikla.

6. Tekoälypohjaiset ominaisuudet

Kun käytät tekoälyominaisuutta (esim. profiiliassistenttia, osuman arviointia, matching-selityksiä), siihen tarvittava sisältö välitetään määritetylle tekoälypalveluntarjoajalle: profiiliassistentissa vapaasti syöttämäsi kuvaus, muutoin hakuprofiilin tiedot sekä kyseisen hankinnan otsikko, kuvaus, hankintaviranomainen, määräajat ja jäsennellyt tiedot. Tämä sisältö voi tahattomasti sisältää henkilötietoja. Tekoälytulokset ovat automatisoitua apua, ei sitovaa ammatillista tai oikeudellista päätöstä; tarkista aina alkuperäinen hankinta ja sen määräajat.

Tekoälytarjousassistentille (Premium) välitetään määritetylle tekoälypalveluntarjoajalle vain hankintasisältö — otsikko, kuvaus, hankintaviranomainen, määräajat, arviointikriteerit ja puretut hankinta-asiakirjat — sekä teknisiä paikkamerkkejä. Yritysprofiilin yritystietoja ja tarjouskirjaston sisältöä ei koskaan välitetä tekoälypalveluntarjoajalle; tekoäly generoi luonnoksen paikkamerkeillä, jotka korvataan tiedoillasi vain palvelimillamme näyttämisen ja viennin yhteydessä. Tallennetut luonnokset sisältävät niin ikään vain paikkamerkkejä. Oikeusperusta on GDPR:n 6(1)(b) artikla; yritysprofiili ja kirjaston sisältö poistetaan tai anonymisoidaan yhdessä organisaation kanssa.

Tällä hetkellä määritetyt tekoälypalveluntarjoajat:

• Opper (EU)

Palveluntarjoaja käsittelee tietoja kyseisen käsittely- tai palvelusopimuksen perusteella; ETA:n ulkopuolisten palveluntarjoajien osalta pätevät siellä sovitut suojatoimet (esim. EU:n mallisopimuslausekkeet). Kun käytetään omalla infrastruktuurillamme isännöityä mallia, tiedot pysyvät meillä.

7. Maksujenkäsittely

Maksullisissa paketeissa käytämme Stripea (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlanti, ja Stripe, Inc., USA) maksujenkäsittelyyn, laskutukseen ja laskujen luontiin. Kun BidPilot24 luo Stripe-asiakkaan, se lähettää organisaation nimen, organisaation omistajan sähköpostiosoitteen ja sisäiset organisaatiotunnisteet (ID/slug). Checkout- ja tilaus-API- pyynnöissä lähetämme Stripe-asiakastunnuksen, pakettimetatiedot ja tarvittaessa kuponkikoodin. Maksaja syöttää laskutusosoitteen ja mahdollisen ALV-tunnisteen suoraan Stripen isännöimällä Checkout-sivulla; Stripe kerää nämä tiedot ja päivittää asiakasprofiilinsa. Stripe lähettää Checkout-, tilaus- ja maksumetatapahtumat webhook-päätepisteeseemme. Valmistunut Checkout-tapahtuma voi sisältää syötetyn ALV-tunnisteen istuntotiedoissaan; käsittelijämme käyttää tilaa, tunnisteita ja metatietoja mutta ei tallenna laskutusosoitetta tai ALV-tunnistetta BidPilot24:n tietokantaan. Saamme ja tallennamme Stripen luomat asiakas- ja tilaustunnisteet sopimushallintoa varten; asiakastunnusta käytetään uudelleen myöhemmissä API-pyynnöissä Stripelle. Korttitiedot syötetään suoraan Stripelle; täydellisiä korttinumeroita ei tallenneta sovellukseemme. Oikeusperusta on GDPR:n 6(1)(b) artikla ja verosäilytysvelvollisuuksien osalta 6(1)(c) artikla. Yhdysvaltoihin tapahtuvat siirrot perustuvat EU:n mallisopimuslausekkeisiin.

8. Sähköinen peruutustoiminto

Sähköistä sopimuksen peruutusilmoitusta varten tallennamme nimen, linkitetyn organisaation ja asiakasnumeron, kuittauksessa käytetyn omistajan sähköpostin, vastaanottoajan, viitteen, yksilöintitavan ja vahvistustilan. Sähköinen lomake ratkaisee asiakasnumeron tai omistajan sähköpostin organisaatioksi ja lähettää kuittauksen rekisteröityyn omistajan sähköpostiin. Sähköpostitse tai postitse saapuneen epämuodollisen ilmoituksen osalta sisäinen tiimi kirjaa lähettäjän nimen, saatavilla olevat yhteystiedot, sopimustiedot ja vastaanottoajan, vaikka organisaatiota ei voitaisi yksilöidä heti. Lähettäjän yhteystietoja ei pidetä todisteena organisaation omistajuudesta. IP-osoitteesta johdettu tiivisteavain välimuistetaan tilapäisesti toistuvien sähköisten lomakeyritysten rajoittamiseksi ja vanhenee tunnin kuluttua. Tarkoitus on vastaanottaa, dokumentoida, rajoittaa väärinkäyttöä ja käsitellä ilmoituksia. Oikeusperusta on GDPR:n 6(1)(b) artikla ja tarvittaessa 6(1)(c); kohta (f) voi soveltua tarvittaessa oikeudellisten vaateiden perustamiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi. Vahvistetut tai manuaalisesti kirjatut ilmoitukset säilytetään voimassa olevan säännön mukaan enintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden päättymisen jälkeen, jona ne vastaanotettiin; vahvistamattomat sähköiset ilmoitukset poistetaan 14 kuukauden jälkeen.

Sähköpostitse tai postitse saapuneen epämuodollisen peruutuksen osalta sisäinen tiimi voi halutessaan liittää tietueeseen todisteeksi skannauksen tai kuvan kirjeestä tai sähköpostin tulosteesta (PDF tai kuva). Tiedosto voi sisältää ilmoituksessa olevia henkilötietoja ja siinä mainittujen kolmansien osapuolten tietoja. Se poistetaan peruutustietueen mukana samalla aikataululla: vahvistetut tai manuaalisesti kirjatut ilmoitukset voimassa olevan säännön mukaan enintään kuuden vuoden kuluttua sen kalenterivuoden päättymisestä, jona ne vastaanotettiin; vahvistamattomat sähköiset ilmoitukset 14 kuukauden jälkeen.

Tilausalueella tapahtuva vapaaehtoisen peruuttamisoikeuden käyttäminen tallennetaan sopimustapahtumana aikaleiman ja käynnistäneen käyttäjätilin kanssa, samojen sopimus- ja todistussäilytyssääntöjen alaisena. Kirjattua käyttötilaa käytetään myös ilmaisten ikkunoiden kertaluonteisuuden valvomiseen — oikeuden käyttämisen jälkeen organisaatiolle ei myönnetä toista ilmaista kokeilujaksoa.

9. Sähköpostiviestintä

Tilin vahvistuksiin, salasananpalautuksiin, tiimikutsuihin, osumayhteenvedoihin ja tilaukseen liittyviin ilmoituksiin lähetämme sähköposteja omalta postipalvelimeltamme; tietoja ei välitetä ulkoiselle sähköpostin lähetyspalveluntarjoajalle. Käsitellään vastaanottajan osoite ja kussakin viestissä tarvittava sisältö. Oikeusperusta on GDPR:n 6(1)(b) artikla.

10. Evästeet ja suostumuksenhallinta

Teknisesti välttämättömiä ovat istuntoeväste (todennus ja istunnon tila), joka poistetaan selaimen sulkemisen yhteydessä, ja — vain kun "Pysy kirjautuneena" -vaihtoehto on aktivoitu — kirjautumiseväste, jonka elinikä on kaksi viikkoa. Lisäksi sovellus käyttää selaimen tallennustilaa (localStorage/sessionStorage) yksinomaan teknisesti vaadittuihin tiloihin: suostumuksenhallinta (avain "cookie_consent"), käyttöliittymäasetukset (väriteema "theme", sivupalkin ja paneelin leveydet), käyttöliittymätilat (avoimet suodatin- ja välilehtipaneelit, nähdyt opastusmerkit) ja istuntoluonnokset rekisteröitymisprosessissa (lomakeluonnos, valittu paketti, syötetty kuponkikoodi — sessionStorage, poistuu välilehden sulkeutuessa). Oikeusperusta on § 25(2) nro 2 TDDDG yhdessä GDPR:n 6(1)(b) artiklan kanssa.

Kävijämääritykseen käytämme itse isännöityä Matomo-instanssia omalla infrastruktuurillamme; tietoja ei välitetä kolmansille osapuolille. Analytiikkaskripti latautuu vain, kun olet suostunut analytiikkakategoriaan evästepannerissa. Suostumuksen annettua Matomo asettaa omia tunnistusevästeitään (kävijätunnus, istunto- ja suostumustila; elinikä enintään 13 kuukautta). Kävijän sijainti arvioidaan IP-osoitteesta; vain anonymisoitu osoite tallennetaan. Kirjaamme suostumuksesi suostumustietueeseen ja tallennamme valintasi myös selaimen tallennustilaan (localStorage, avain "cookie_consent"); voit muuttaa tai peruuttaa sen milloin tahansa alatunnisteen evästeasetusten kautta. Oikeusperusta on § 25(1) TDDDG yhdessä GDPR:n 6(1)(a) artiklan kanssa.

Mainoskampanjoiden arviointiin käytämme — vain kun olet suostunut markkinointikategoriaan evästepannerissa — Meta Platforms Ireland Ltd:n tarjoamaa Meta Pixeliä. Skripti latautuu vasta suostumuksen jälkeen; silloin muodostetaan yhteys Meta- palvelimille ja Meta asettaa omia evästeitään ("_fbp", "_fbc"), joiden avulla Meta tunnistaa selaimesi. Siirtoa kolmansiin maihin (erityisesti Yhdysvaltoihin) ei voida sulkea pois. Oikeusperusta on § 25(1) TDDDG yhdessä GDPR:n 6(1)(a) artiklan kanssa; voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa alatunnisteen evästeasetusten kautta.

11. Markkinointi ja suorituskyvyn mittaus Metan kanssa

Ennakkosuostumuksellasi käytämme sivustollamme Meta Platforms Ireland Limitedin, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlanti ("Meta") tarjoamia teknologioita. Tähän kuuluu erityisesti Meta Pixel, jonka avulla voimme mitata mainostemme tehokkuutta Facebookissa ja Instagramissa, analysoida miten sivustoamme käytetään mainoksen katsomisen jälkeen ja optimoida mainoskampanjoitamme.

Kun vastaavia ominaisuuksia on käytössä, kerättyjä tietoja voidaan käyttää myös yleisöjen rakentamiseen personoitua mainontaa varten (uudelleenkohdistus).

Kun näitä teknologioita käytetään, erityisesti IP-osoitettasi, selain- ja laatetietoja, katsottuja sivuja, viittaus-URL:ita, sivukatselujen ajankohtia, evästetunnisteita ja tietoja tietyistä toiminnoista sivustollamme voidaan käsitellä ja välittää Metalle; tähän kuuluvat sivukatselut (PageView), klikkaukset tarjouspainikkeisiin (Lead, Contact), tilausprosessin aloitus (InitiateCheckout), valmistuneet rekisteröitymiset (CompleteRegistration), kokeilujakson aloitus (StartTrial) ja valmistuneet tilaustilaukset (Subscribe). Meta voi liittää nämä tiedot olemassa oleviin Facebook- tai Instagram-tileihin.

Käsittely tapahtuu yksinomaan ennakkosuostumuksesi perusteella GDPR:n 6(1)(a) artiklan ja tarvittaessa § 25(1) TDDDG:n mukaisesti. Ilman suostumustasi emme aktivoi suostumusta vaativia markkinointiteknologioita; Meta Pixel -skripti latautuu vain, kun olet suostunut markkinointikategoriaan evästepannerissa. Voit peruuttaa tai muuttaa suostumustasi milloin tahansa tulevaisuuteen nähden alatunnisteen evästeasetusten kautta.

Kun määritämme yhdessä Metan kanssa henkilötietojen keräämisen ja välittämisen tarkoitukset ja keinot, soveltuu yhteinen rekisterinpitäjyys GDPR:n 26 artiklan mukaisesti. Tiedot on määritelty vastaavassa Metan kanssa tehtävässä sopimuksessa:

https://www.facebook.com/legal/controller_addendum

Käsittelyn aikana henkilötietoja voidaan siirtää myös vastaanottajille Euroopan talousalueen ulkopuolella, erityisesti Yhdysvaltoihin. Tällaiset siirrot tapahtuvat GDPR:n V luvun soveltuvien vaatimusten perusteella, erityisesti riittävyyden takaava päätös GDPR:n 45 artiklan mukaan tai asianmukaiset suojatoimet GDPR:n 46 artiklan mukaan. Mitä suojatoimia Meta soveltaa, määrittyy Metan voimassa olevien sopimusehtojen mukaisesti.

Kun olet antanut suostumuksesi, Meta asettaa omia evästeitään selaimesi tunnistamiseksi, erityisesti "_fbp" (selaintunniste) ja "_fbc" (mainokseen liittyvä klikkitunniste); Metan mukaan kummankin elinikä on enintään 90 päivää. Nämä evästeet sivustomme poistaa, kun peruutat suostumuksesi.

Lisätietoja Metan henkilötietojen käsittelystä löytyy Metan tietosuojakäytännöstä:

https://www.facebook.com/privacy/policy/

12. Puhesyöttö

Kun käytät vapaaehtoista puhesyöttötoimintoa, ääntä käsitellään selaimeesi sisäänrakennetulla puheentunnistuksella. Selaimestasi riippuen tämä voi muodostaa yhteyden selainvalmistajaan (esim. Google, Apple, Microsoft). Äänidataa ei tallenneta eikä jatkokäsitellä meillä.

13. Virheseuranta

Virheiden diagnosointiin käytämme Sentryä (Functional Software, Inc., USA). Virheen sattuessa välitetään teknisiä tapahtumatietoja; IP-osoite, pyyntöotsakkeet, evästeet ja käyttäjätunniste suodatetaan pois ennen välitystä. Tapahtumatietoja lähetetään vain kun virhe todella tapahtuu. Tarkoitus on virheanalyysi ja vakaa toiminta; oikeusperusta on GDPR:n 6(1)(f) artikla (oikeutettu etu). Yhdysvaltoihin tapahtuvat siirrot perustuvat EU:n mallisopimuslausekkeisiin.

14. Vastaanottajat ja kolmansien maiden siirrot

Tietojenkäsittelijät saavat henkilötietoja vain sopivien sopimusten ja ohjeidemme perusteella. Vastaanottajakategorioihin kuuluvat isännöintipalvelu Saksassa, maksujenkäsittely (Stripe), tekoälypalveluntarjoajat (katso kohta 6) ja virheseuranta (Sentry). Tiedostojen tallennus käyttää itse hallinnoitua Garage-instanssia Saksassa; Kopia-varmuuskopiot tallennetaan rclone-taustajärjestelmän kautta saksalaiselle tallennuspalveluntarjoajalle. Sähköpostin lähetys ja kävijämääritys pyörivät omalla infrastruktuurillamme. Kolmansiin maihin (tällä hetkellä Yhdysvallat Stripen ja Sentryn osalta) tapahtuvat siirrot perustuvat EU:n mallisopimuslausekkeisiin.

Jos Meta Pixel on käytössä ja olet suostunut markkinointikategoriaan, Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlanti) saa myös seurantatietoja; siirtoa Yhdysvaltoihin ei voida sulkea pois. Lisätietoja löytyy kohdasta "Markkinointi ja suorituskyvyn mittaus Metan kanssa".

15. Säilytysaika

Poistamme tai anonymisoimme henkilötiedot heti, kun kyseinen tarkoitus lakkaa eikä lakisääteinen säilytysvelvollisuus tai tarvittava oikeudellinen puolustus estä sitä. Tilitiedot jäädytetään poiston yhteydessä ja anonymisoidaan peruuttamattomasti 30 päivän armonajan jälkeen; luomasi sisältö pysyy näkyvissä anonyymin salanimen alla. Poistojen ja suostumustapahtumien dokumentoimiseksi tallennamme pseudonymisoituja tapahtumatietueita (ei selväkielisiä sähköpostiosoitteita tai IP-osoitteita) omaan objektitallennustilaamme Saksassa. Organisaation tietoja ei poisteta fyysisesti poiston yhteydessä vaan merkitään poistetuiksi; ne säilyvät todisteena olemassa olevista sopimus- ja laskutussuhteista, vaikka ne eivät ole enää tavallisen käytön saavutettavissa. Peruutusilmoitukset säilytetään enintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden päättymisen jälkeen, jona ne vastaanotettiin; vahvistamattomat ilmoitukset poistetaan automaattisesti 14 kuukauden jälkeen. Laskutus- ja laskutietoja koskevat vero- ja kauppaoikeuden lakisääteiset säilytysajat (§ 147 AO, § 257 HGB). Tietokannan ja tiedostovarannon Kopia-varmuuskopiot säilytetään palautusta varten saksalaisella tallennuspalveluntarjoajalla enintään 1 095 päivittäistä palautuspistettä (noin kolme vuotta). Jo tuottajärjestelmistä poistettu data voi säilyä näissä kopioissa kierron päättymiseen asti. Ennen kuin palautetut järjestelmät palaavat normaaliin käyttöön, tilannekuvan jälkeen erääntyneet poistot on suoritettava uudelleen.

16. Oikeutesi

GDPR:n mukaan sinulla on oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista ne, vaatia niiden poistamista, käsittelyn rajoittamista ja siirrettävyyttä sekä — kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun — vastustamisoikeus. Voit peruuttaa annetun suostumuksen milloin tahansa tulevaisuuteen nähden. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojavaltuutetulle.

Ohjaa tietosuojapyynnöt osoitteeseen: info@bidpilot24.com

17. Automatisoidut päätökset

BidPilot24 tuottaa tekoälypohjaisia osuma- ja relevanssiarvioita päätöksenteon tueksi. Sen, tavoitteletko hankintaa ja jätätkö tarjouksen, päätät yksin sinä; GDPR:n 22 artiklan tarkoittamaa automatisoitua päätöstä, jolla on oikeudellinen tai vastaava merkittävä vaikutus luonnolliseen henkilöön, ei tehdä.

18. Muutokset tähän selosteeseen

Tämän tietosuojaselosteen nykyinen versio on julkaistu tällä sivulla sen julkaisupäivämäärän kanssa. Ilmoitamme sinulle olennaisista muutoksista ennen niiden voimaantuloa, kun se on laillisesti vaadittu.