Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor deze website is: ,
BidPilot24
c/o Online-Impressum 3179
Europaring 90
53757 Sankt Augustin

E-mail: info@bidpilot24.com

2. Principes en gegevensbronnen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor de in deze verklaring beschreven doeleinden, op de telkens vermelde rechtsgrond, en slechts zolang als het doel of een wettelijke bewaarplicht vereist. Wij verkrijgen gegevens rechtstreeks van u en uit uw gebruik van het platform. Aanbestedingscontent is afkomstig van publiek beschikbare bekendmakingen van de aangesloten aanbestedingsbronnen; contactgegevens van contactpersonen daarin kunnen persoonsgegevens vormen — publieke beschikbaarheid sluit een persoonlijke verwijzing niet uit.

3. Servertoegang en beveiliging

Wanneer u de website bezoekt, verwerken wij de technisch vereiste verbindingsgegevens (IP-adres, datum en tijd, opgevraagd adres, browsertype en -versie, en verwijzend adres). Het doel is het leveren van de pagina's, het diagnosticeren van fouten en het voorkomen van misbruik. De rechtsgrond is Art. 6(1)(f) AVG (gerechtvaardigd belang bij een veilige werking) en, voor opgevraagde functies, Art. 6(1)(b) AVG. Wij exploiteren het platform op infrastructuur die wij zelf beheren, gehost bij een hostingprovider in Duitsland.

4. Registratie, account en organisaties

Bij registratie verwerken wij uw e-mailadres, optioneel een gebruikersnaam, uw wachtwoord (alleen als cryptografische hash opgeslagen), de taalinstelling, en inlogtijden en IP-adressen. Voor uw organisatie slaan wij de organisatienaam, lidmaatschapsrollen en het plan- en abonnementsstatus op. Het doel is accountcreatie, inloggen, platformexploitatie en contractuitvoering. De rechtsgrond is Art. 6(1)(b) AVG; voor beveiligings- en misbruiklogs aanvullend Art. 6(1)(f) AVG.

5. Zoekprofielen en aanbestedingsgegevens

Wij slaan uw zoekprofielen (profielnaam, zoek- en uitsluitings- trefwoorden, regio's en instellingen), opgehaalde aanbestedingscontent, match- en evaluatieresultaten, en uw verwerkingsstatussen op, voor zover u deze functies gebruikt. Aanbestedingsteksten kunnen persoonsgegevens van derden bevatten (bijv. namen en contactgegevens van contactpersonen bij de aanbestedende diensten); wij verwerken deze uitsluitend als onderdeel van de publiek beschikbare aanbestedingscontent. De rechtsgrond is Art. 6(1)(b) AVG.

6. AI-ondersteunde functies

Wanneer u een AI-functie gebruikt (bijv. de profielassistent, match-evaluatie, matchingverklaringen), wordt de daarvoor benodigde content naar de geconfigureerde AI-provider gestuurd: voor de profielassistent uw vrij ingevoerde beschrijving, anders zoekprofielgegevens en de titel, beschrijving, aanbestedende dienst, deadlines en gestructureerde gegevens van de betreffende aanbesteding. Deze content kan onbedoeld persoonsgegevens bevatten. AI-resultaten zijn geautomatiseerde hulp, geen bindend professioneel of juridisch oordeel; verifieer altijd de originele aanbesteding en haar deadlines.

Voor de AI-offerte-assistent (Premium) worden alleen aanbestedingscontent — titel, beschrijving, aanbestedende dienst, deadlines, gunningscriteria en de geëxtraheerde aanbestedingsdocumenten — plus technische placeholdertokens naar de geconfigureerde AI-provider gestuurd. Uw bedrijfsstamgegevens uit het bedrijfsprofiel en de inhoud van uw offertebibliotheek worden nooit naar de AI-provider gestuurd; de AI genereert het concept met placeholders die pas op onze servers bij weergave en export door uw gegevens worden vervangen. Opgeslagen concepten bevatten eveneens alleen placeholders. De rechtsgrond is Art. 6 (1) lit. b AVG; het bedrijfsprofiel en bibliotheekinhoud worden samen met de organisatie verwijderd of geanonimiseerd.

Momenteel geconfigureerde AI-providers:

• Opper (EU)

De provider verwerkt de gegevens op basis van de betreffende verwerkings- of dienstovereenkomst; voor providers buiten de EER gelden de daar afgesproken waarborgen (bijv. EU-modelcontractbepalingen). Wanneer een model wordt gebruikt dat op onze eigen infrastructuur draait, blijven de gegevens bij ons.

7. Betalingsverwerking

Voor betaalde plannen gebruiken wij Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Ierland, en Stripe, Inc., VS) voor betalingsverwerking, facturatie en invoice. Wanneer BidPilot24 een Stripe-klant aanmaakt, stuurt het de organisatienaam, het e-mailadres van de organisatie-eigenaar en interne organisatie-identificatoren (ID/slug). Voor Checkout- en abonnements-API- requests sturen wij de Stripe-klant-ID, planmetadata en, indien van toepassing, een couponcode. De betaler voert het factuuradres en een eventueel btw-nummer rechtstreeks in op de gehoste Checkout-pagina van Stripe; Stripe verzamelt deze gegevens en werkt zijn klantprofiel bij. Stripe stuurt Checkout-, abonnements- en betalingsgebeurtenissen naar ons webhook-endpoint. Een voltooide Checkout-gebeurtenis kan een ingevoerd btw-nummer bevatten in de sessiedetails; onze handler gebruikt status, identificatoren en metadata maar slaat het factuuradres of btw-nummer niet op in de database van BidPilot24. Wij ontvangen en slaan door Stripe gegenereerde klant- en abonnements-ID''s op voor contractbeheer; de klant-ID wordt hergebruikt in latere API-requests naar Stripe. Kaartgegevens worden rechtstreeks bij Stripe ingevoerd; volledige kaartnummers worden niet in onze applicatie opgeslagen. De rechtsgrond is Art. 6(1)(b) AVG en, voor fiscale bewaarplichten, Art. 6(1)(c) AVG. Overdrachten naar de VS steunen op EU-modelcontractbepalingen.

8. Elektronische herroepingsfunctie

Voor een elektronische contractherroepingsverklaring slaan wij de naam, gekoppelde organisatie en klantnummer, het voor de ontvangstbevestiging gebruikte eigenaar-e-mailadres, ontvangsttijd, referentie, identificatiemethode en verificatiestatus op. Het elektronische formulier koppelt een klantnummer of eigenaar-e-mail aan een organisatie en stuurt de ontvangstbevestiging naar het geregistreerde eigenaar-e-mailadres. Voor een informele verklaring ontvangen per e-mail of post legt het interne team de naam van de afzender, beschikbare contactgegevens, contractinformatie en ontvangsttijd vast, ook als de organisatie niet direct kan worden geïdentificeerd. De contactgegevens van de afzender worden niet beschouwd als bewijs van organisatie-eigendom. Een van het IP-adres afgeleide gehashte sleutel wordt tijdelijk gecachet om herhaalde elektronische formulierpogingen te beperken en verloopt na één uur. Het doel is het ontvangen, documenteren, misbruik beperken en verwerken van verklaringen. De rechtsgrond is Art. 6(1)(b) AVG en, waar van toepassing, Art. 6(1)(c); punt (f) kan gelden waar nodig om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Geverifieerde of handmatig vastgelegde verklaringen worden volgens de huidige regel tot zes jaar na het einde van het kalenderjaar van ontvangst bewaard; ongeverifieerde elektronische inzendingen worden na 14 maanden verwijderd.

Voor een informele herroeping ontvangen per e-mail of post kan het interne team optioneel een scan of foto van de brief of een uitdraai van de e-mail (PDF of afbeelding) als bewijs aan het record hechten. Het bestand kan persoonsgegevens in de verklaring bevatten en gegevens van daarin genoemde derden. Het wordt samen met het herroepingsrecord volgens hetzelfde schema verwijderd: geverifieerde of handmatig vastgelegde verklaringen volgens de huidige regel tot zes jaar na het einde van het kalenderjaar van ontvangst; ongeverifieerde elektronische inzendingen na 14 maanden.

Het uitoefenen van een vrijwillig herroepingsrecht in het abonnementsgedeelte wordt als contractgebeurtenis opgeslagen met het tijdstempel en het triggerende gebruikersaccount, onder dezelfde contractuele en bewijsbewaarregels. De geregistreerde uitoefeningsstatus wordt ook gebruikt om het eenmalige karakter van de gratis vensters af te dwingen — na uitoefening van het recht krijgt de organisatie geen nieuwe gratis proefperiode meer.

9. E-mailcommunicatie

Voor accountbevestigingen, wachtwoordresets, teamuitnodigingen, match-samenvattingen en abonnementsgerelateerde meldingen versturen wij e-mails via onze eigen mailserver; er worden geen gegevens naar een externe e-mailleverancier gestuurd. Verwerkt worden het ontvangeradres en de telkens voor het bericht benodigde inhoud. De rechtsgrond is Art. 6(1)(b) AVG.

10. Cookies en toestemmingsbeheer

Technisch vereist zijn de sessiecookie (authenticatie en sessiestatus), die wordt verwijderd wanneer u uw browser sluit, en — alleen wanneer de optie "Ingelogd blijven" is geactiveerd — een inlogcookie met een levensduur van twee weken. Daarnaast gebruikt de applicatie browseropslag (localStorage/sessionStorage) uitsluitend voor technisch vereiste toestanden: toestemmingsbeheer (sleutel "cookie_consent"), interfacevoorkeuren (kleurenschema "theme", zijbalk- en ladenbreedtes), UI-toestanden (open filter- en tabpanelen, geziene rondleidingsmarkeringen) en sessieconcepten in het registratieproces (formulierconcept, gekozen plan, ingevoerde couponcode — sessionStorage, verwijderd wanneer de tab wordt gesloten). De rechtsgrond is § 25(2) nr. 2 TDDDG in samenhang met Art. 6(1)(b) AVG.

Voor publieksmeting gebruiken wij een zelf-gehoste Matomo-instantie op onze eigen infrastructuur; er worden geen gegevens naar derden gestuurd. Het analytics-script wordt pas geladen nadat u toestemming hebt gegeven voor de analytics-categorie in de cookiebanner. Zodra toestemming is gegeven, zet Matomo eigen herkenningscookies (bezoekers-ID, sessie- en toestemmingsstatus; levensduur tot 13 maanden). De bezoekerslocatie wordt benaderd uit het IP-adres; alleen het geanonimiseerde adres wordt opgeslagen. Wij registreren uw toestemming in een toestemmingsrecord en slaan uw keuze ook op in uw browseropslag (localStorage, sleutel "cookie_consent"); u kunt deze op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen in de footer. De rechtsgrond is § 25(1) TDDDG in samenhang met Art. 6(1)(a) AVG.

Voor de evaluatie van advertentiecampagnes gebruiken wij — alleen nadat u toestemming hebt gegeven voor de marketingcategorie in de cookiebanner — de Meta Pixel aangeboden door Meta Platforms Ireland Ltd. Het script wordt pas geladen nadat toestemming is gegeven; er worden dan verbindingen met Meta-servers opgezet en Meta zet eigen cookies ("_fbp", "_fbc") waarmee Meta uw browser kan herkennen. Een overdracht naar derde landen (met name de VS) kan niet worden uitgesloten. De rechtsgrond is § 25(1) TDDDG in samenhang met Art. 6(1)(a) AVG; u kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de cookie-instellingen in de footer.

11. Marketing en prestatiemeting met Meta

Met uw voorafgaande toestemming gebruiken wij technologieën van Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ierland ("Meta") op onze website. Dit omvat met name de Meta Pixel, waarmee wij de effectiviteit van onze advertenties op Facebook en Instagram kunnen meten, kunnen analyseren hoe onze website wordt gebruikt nadat een advertentie is bekeken, en onze advertentiecampagnes kunnen optimaliseren.

Waar overeenkomstige functies worden gebruikt, kunnen de verzamelde gegevens ook worden gebruikt om doelgroepen voor gepersonaliseerde advertenties op te bouwen (retargeting).

Wanneer deze technologieën worden gebruikt, kunnen met name uw IP-adres, browser- en apparaatinformatie, bekeken pagina's, verwijzende URL's, de tijdstippen van paginaweergaven, cookie- identificatoren en informatie over bepaalde acties op onze website worden verwerkt en naar Meta worden gestuurd; dit omvat paginaweergaven (PageView), kliks op aanbiedingsknoppen (Lead, Contact), de start van een bestelproces (InitiateCheckout), voltooide registraties (CompleteRegistration), de start van een proefperiode (StartTrial) en voltooide abonnementsbestellingen (Subscribe). Meta kan deze informatie koppelen aan bestaande Facebook- of Instagram-accounts.

Verwerking vindt uitsluitend plaats op basis van uw voorafgaande toestemming conform Art. 6(1)(a) AVG en, waar van toepassing, § 25(1) TDDDG. Zonder uw toestemming activeren wij geen marketingtechnologieën die toestemming vereisen; het Meta Pixel-script wordt pas geladen nadat u toestemming hebt gegeven voor de marketingcategorie in de cookiebanner. U kunt uw toestemming op elk moment met werking voor de toekomst intrekken of wijzigen via de cookie-instellingen in de footer.

Waar wij samen met Meta de doeleinden en middelen van het verzamelen en doorsturen van persoonsgegevens bepalen, geldt gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid in de zin van Art. 26 AVG. De details staan in de overeenkomstige overeenkomst met Meta:

https://www.facebook.com/legal/controller_addendum

In het kader van de verwerking kunnen persoonsgegevens ook worden overgedragen aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte, met name naar de VS. Zulke overdrachten vinden plaats op basis van de toepasselijke vereisten van Hoofdstuk V AVG, met name een adequaatheidsbesluit conform Art. 45 AVG of passende waarborgen conform Art. 46 AVG. Welke waarborgen Meta toepast, wordt bepaald door de actuele contractuele voorwaarden van Meta.

Zodra u toestemming hebt gegeven, zet Meta eigen cookies om uw browser te herkennen, met name "_fbp" (browseridentifier) en "_fbc" (klikidentifier gerelateerd aan een advertentie); volgens Meta heeft elk daarvan een levensduur tot 90 dagen. Deze cookies worden door onze website verwijderd wanneer u uw toestemming intrekt.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Meta vindt u in het privacybeleid van Meta:

https://www.facebook.com/privacy/policy/

12. Spraakinvoer

Wanneer u vrijwillig de spraakinvoer gebruikt, wordt de audio verwerkt door de spraakherkenning die in uw browser is ingebouwd. Afhankelijk van uw browser kan dit een verbinding met de browserleverancier (bijv. Google, Apple, Microsoft) creëren. Audiogegevens worden door ons noch opgeslagen noch verder verwerkt.

13. Foutmonitoring

Voor foutdiagnose gebruiken wij Sentry (Functional Software, Inc., VS). Bij een fout worden technische gebeurtenisgegevens verzonden; het IP-adres, requestheaders, cookies en de gebruikersidentiteit worden vóór verzending gefilterd. Gebeurtenisgegevens worden alleen verzonden wanneer er daadwerkelijk een fout optreedt. Het doel is foutanalyse en een stabiele werking; de rechtsgrond is Art. 6(1)(f) AVG (gerechtvaardigd belang). Overdrachten naar de VS steunen op EU-modelcontractbepalingen.

14. Ontvangers en derdelandenoverdrachten

Verwerkers ontvangen persoonsgegevens alleen op basis van passende contracten en onze instructies. Ontvangercategorieën omvatten een hostingprovider in Duitsland, betalingsverwerking (Stripe), AI-providers (zie sectie 6) en foutmonitoring (Sentry). Bestandsopslag gebruikt een zelf-beheerde Garage-instantie in Duitsland; Kopia-backups worden via het rclone-backend opgeslagen bij een opslagprovider in Duitsland. E-maillevering en publieksmeting draaien op onze eigen infrastructuur. Voor overdrachten naar derde landen (momenteel de VS voor Stripe en Sentry) vertrouwen wij op EU-modelcontractbepalingen.

Als de Meta Pixel is ingeschakeld en u toestemming hebt gegeven voor de marketingcategorie, ontvangt Meta Platforms Ireland Ltd. (Ierland) ook trackinggegevens; een overdracht naar de VS kan niet worden uitgesloten. Meer informatie vindt u in de sectie "Marketing en prestatiemeting met Meta".

15. Bewaartermijn

Wij verwijderen of anonimiseren persoonsgegevens zodra het betreffende doel vervalt en geen wettelijke bewaarplicht of noodzakelijke rechtsverdediging in de weg staat. Accountgegevens worden bij verwijdering opgeschort en na een respijtperiode van 30 dagen onomkeerbaar geanonimiseerd; door u gemaakte content blijft zichtbaar onder een anoniem pseudoniem. Om verwijderingen en toestemmingsgebeurtenissen te documenteren, slaan wij gepseudonimiseerde gebeurtenisrecords (zonder e-mailadressen of IP-adressen in klartekst) op in onze eigen objectopslag in Duitsland. Organisatiegegevens worden bij verwijdering niet fysiek verwijderd maar als verwijderd gemarkeerd; ze blijven opgeslagen als bewijs van bestaande contractuele en facturatieverhoudingen terwijl ze niet langer toegankelijk zijn voor regulier gebruik. Herroepingsverklaringen worden tot zes jaar na het einde van het kalenderjaar van ontvangst bewaard; ongeverifieerde inzendingen worden automatisch na 14 maanden verwijderd. Facturatie- en factuurgegevens vallen onder de wettelijke bewaartermijnen van het belasting- en handelsrecht (§ 147 AO, § 257 HGB). Kopia-backupkopieën van de database en bestandsopslag worden bij een opslagprovider in Duitsland bewaard tot 1.095 dagelijkse restorepunten (ongeveer drie jaar) voor hersteldoeleinden. Reeds uit livesystemen verwijderde gegevens kunnen in die kopieën blijven bestaan totdat de rotatie verloopt. Voordat herstelde systemen weer in normaal gebruik gaan, moeten de sinds de snapshot vervallen verwijderingen opnieuw worden toegepast.

16. Uw rechten

Onder de AVG hebt u het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking en gegevensportabiliteit, evenals — waar verwerking op gerechtvaardigde belangen berust — het recht van bezwaar. U kunt een gegeven toestemming op elk moment met werking voor de toekomst intrekken. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

Richt privacyverzoeken aan: info@bidpilot24.com

17. Geautomatiseerde beslissingen

BidPilot24 produceert AI-gebaseerde match- en relevantie- beoordelingen als beslissingsondersteuning. Of u een aanbesteding nastreeft en inschrijft, beslist uitsluitend u; er vindt geen geautomatiseerde beslissing met juridische of vergelijkbaar significante gevolgen voor een natuurlijke persoon in de zin van Art. 22 AVG plaats.

18. Wijzigingen aan deze verklaring

De huidige versie van deze privacyverklaring wordt op deze pagina gepubliceerd met haar uitgiftedatum. Wij informeren u over materiële wijzigingen voordat ze van kracht worden, waar wettelijk vereist.