Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych dla tej strony jest: ,
BidPilot24
c/o Online-Impressum 3179
Europaring 90
53757 Sankt Augustin

E-mail: info@bidpilot24.com

2. Zasady i źródła danych

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w celach opisanych w niniejszej polityce, na wskazanej w każdym przypadku podstawie prawnej i tylko tak długo, jak wymaga tego cel lub ustawowy obowiązek przechowywania. Dane pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie oraz z korzystania przez Ciebie z platformy. Treści przetargów pochodzą z publicznie dostępnych ogłoszeń podłączonych źródeł zamówień publicznych; zawarte w nich dane kontaktowe osób kontaktowych mogą stanowić dane osobowe — publiczna dostępność nie wyklucza odniesienia do osoby.

3. Dostęp do serwera i bezpieczeństwo

Podczas odwiedzania strony przetwarzamy technicznie wymagane dane połączenia (adres IP, data i godzina, żądany adres, typ i wersja przeglądarki oraz adres strony odsyłającej). Celem jest dostarczanie stron, diagnostyka błędów i zapobieganie nadużyciom. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w bezpiecznym działaniu) oraz dla żądanych funkcji art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Platformę obsługujemy na zarządzanej przez nas infrastrukturze, hostowanej u dostawcy hostingu w Niemczech.

4. Rejestracja, konto i organizacje

Przy rejestracji przetwarzamy Twój adres e-mail, opcjonalnie nazwę użytkownika, hasło (przechowywane wyłącznie jako hasz kryptograficzny), ustawienie języka oraz czasy i adresy IP logowań. Dla Twojej organizacji przechowujemy nazwę organizacji, role członkostwa oraz status planu i subskrypcji. Celem jest utworzenie konta, logowanie, działanie platformy i wykonanie umowy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dla dzienników bezpieczeństwa i antynadużyciowych dodatkowo art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Profile wyszukiwania i dane przetargów

Przechowujemy Twoje profile wyszukiwania (nazwa profilu, słowa kluczowe wyszukiwania i wykluczające, regiony i ustawienia), pobrane treści przetargów, wyniki dopasowania i oceny oraz Twoje stany przetwarzania, w zakresie w jakim korzystasz z tych funkcji. Teksty przetargów mogą zawierać dane osobowe osób trzecich (np. imiona i dane kontaktowe osób kontaktowych u zamawiających); przetwarzamy je wyłącznie jako część publicznie dostępnych treści przetargów. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

6. Funkcje wspomagane AI

Gdy korzystasz z funkcji AI (np. asystent profilu, ocena dopasowania, wyjaśnienia dopasowania), wymagane do tego treści są przekazywane skonfigurowanemu dostawcy AI: dla asystenta profilu Twój swobodnie wprowadzony opis, poza tym dane profilu wyszukiwania oraz tytuł, opis, zamawiający, terminy i ustrukturyzowane dane danego przetargu. Treści te mogą niezamierzenie zawierać dane osobowe. Wyniki AI są zautomatyzowaną pomocą, a nie wiążącą profesjonalną ani prawną decyzją; zawsze weryfikuj oryginalny przetarg i jego terminy.

Dla asystenta ofert AI (Premium) do skonfigurowanego dostawcy AI przekazywane są wyłącznie treści przetargu — tytuł, opis, zamawiający, terminy, kryteria przyznania i wyekstrahowane dokumenty przetargowe — oraz techniczne tokeny zastępcze. Dane podstawowe Twojej firmy z profilu firmy oraz treści Twojej biblioteki ofertowej nigdy nie są przekazywane dostawcy AI; AI generuje szkic z symbolami zastępczymi, które są zastępowane Twoimi danymi wyłącznie na naszych serwerach przy wyświetlaniu i eksporcie. Zapisane szkice również zawierają wyłącznie symbole zastępcze. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO; profil firmy i treści biblioteki są usuwane lub anonimizowane razem z organizacją.

Aktualnie skonfigurowani dostawcy AI:

• Opper (EU)

Dostawca przetwarza dane na podstawie odpowiedniej umowy o przetwarzanie lub świadczenie usług; dla dostawców spoza EOG obowiązują uzgodnione tam zabezpieczenia (np. standardowe klauzule umowne UE). Gdy używany jest model hostowany na naszej własnej infrastrukturze, dane pozostają u nas.

7. Przetwarzanie płatności

Dla planów płatnych korzystamy ze Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlandia oraz Stripe, Inc., USA) do przetwarzania płatności, rozliczeń i fakturowania. Gdy BidPilot24 tworzy klienta Stripe, przesyła nazwę organizacji, adres e-mail właściciela organizacji oraz wewnętrzne identyfikatory organizacji (ID/slug). Przy Checkout i żądaniach API subskrypcji przesyłamy ID klienta Stripe, metadane planu oraz ewentualnie kod kuponu. Płatnik wprowadza adres rozliczeniowy i ewentualny numer VAT bezpośrednio na hostowanej stronie Checkout Stripe; Stripe zbiera te dane i aktualizuje swój profil klienta. Stripe wysyła zdarzenia Checkout, subskrypcji i płatności do naszego punktu końcowego webhook. Zakończone zdarzenie Checkout może zawierać wprowadzony numer VAT w szczegółach sesji; nasz handler używa statusu, identyfikatorów i metadanych, ale nie przechowuje adresu rozliczeniowego ani numeru VAT w bazie danych BidPilot24. Otrzymujemy i przechowujemy wygenerowane przez Stripe identyfikatory klienta i subskrypcji do administracji umową; identyfikator klienta jest ponownie używany w późniejszych żądaniach API do Stripe. Dane karty są wprowadzane bezpośrednio u Stripe; pełne numery kart nie są przechowywane w naszej aplikacji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz dla podatkowych obowiązków retencji art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Przekazywanie do USA opiera się na standardowych klauzulach umownych UE.

8. Elektroniczna funkcja odstąpienia

Przy elektronicznym oświadczeniu o odstąpieniu od umowy przechowujemy imię i nazwisko, powiązaną organizację i numer klienta, e-mail właściciela użyty do potwierdzenia, czas otrzymania, numer referencyjny, metodę identyfikacji i status weryfikacji. Formularz elektroniczny rozwiązuje numer klienta lub e-mail właściciela na organizację i wysyła potwierdzenie na zarejestrowany e-mail właściciela. Przy nieformalnym oświadczeniu otrzymanym e-mailem lub pocztą zespół wewnętrzny rejestruje nazwisko nadawcy, dostępne dane kontaktowe, informacje o umowie i czas otrzymania, nawet jeśli organizacji nie można od razu zidentyfikować. Dane kontaktowe nadawcy nie są traktowane jako dowód własności organizacji. Zahaszowany klucz wyprowadzony z adresu IP jest tymczasowo przechowywany w pamięci podręcznej, aby ograniczyć powtarzane próby formularza elektronicznego, i wygasa po godzinie. Celem jest przyjmowanie, dokumentowanie, ograniczanie nadużyć i przetwarzanie oświadczeń. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz, stosownie do przypadku, art. 6 ust. 1 lit. c; lit. f może mieć zastosowanie, gdy jest to konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych. Zweryfikowane lub ręcznie zarejestrowane oświadczenia są przechowywane zgodnie z bieżącą regułą do sześciu lat po końcu roku kalendarzowego otrzymania; niezweryfikowane zgłoszenia elektroniczne są usuwane po 14 miesiącach.

Przy nieformalnym odstąpieniu otrzymanym e-mailem lub pocztą zespół wewnętrzny może opcjonalnie dołączyć do rekordu jako dowód skan lub zdjęcie listu bądź wydruk e-maila (PDF lub obraz). Plik może zawierać dane osobowe w oświadczeniu oraz dane wymienionych w nim osób trzecich. Jest usuwany razem z rekordem odstąpienia według tego samego harmonogramu: zweryfikowane lub ręcznie zarejestrowane oświadczenia zgodnie z bieżącą regułą do sześciu lat od końca roku kalendarzowego otrzymania; niezweryfikowane zgłoszenia elektroniczne po 14 miesiącach.

Skorzystanie z dobrowolnego prawa odstąpienia w obszarze subskrypcji jest zapisywane jako zdarzenie umowne ze znacznikiem czasu i wyzwalającym kontem użytkownika, z zastrzeżeniem tych samych zasad retencji umownej i dowodowej. Zarejestrowany stan skorzystania służy też do egzekwowania jednorazowego charakteru bezpłatnych okien — po skorzystaniu z prawa organizacja nie otrzymuje kolejnego bezpłatnego okresu próbnego.

9. Komunikacja e-mail

Do potwierdzeń konta, resetów hasła, zaproszeń zespołowych, podsumowań dopasowań i powiadomień związanych z subskrypcją wysyłamy e-maile przez nasz własny serwer pocztowy; żadne dane nie są przekazywane zewnętrznemu dostawcy poczty. Przetwarzany jest adres odbiorcy i treść wymagana dla danej wiadomości. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

10. Pliki cookie i zarządzanie zgodą

Technicznie wymagane są plik cookie sesji (uwierzytelnianie i stan sesji), usuwany przy zamknięciu przeglądarki, oraz — tylko przy aktywowanej opcji „Pozostań zalogowany" — plik cookie logowania o żywotności dwóch tygodni. Ponadto aplikacja używa pamięci przeglądarki (localStorage/sessionStorage) wyłącznie dla technicznie wymaganych stanów: zarządzanie zgodą (klucz „cookie_consent"), preferencje interfejsu (schemat kolorów „theme", szerokości paska bocznego i paneli), stany UI (otwarte panele filtrów i kart, zobaczone znaczniki przewodników) oraz szkice sesji w procesie rejestracji (szkic formularza, wybrany plan, wprowadzony kod kuponu — sessionStorage, usuwane przy zamknięciu karty). Podstawą prawną jest § 25 ust. 2 nr 2 TDDDG w związku z art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Do pomiaru oglądalności używamy samodzielnie hostowanej instancji Matomo na naszej własnej infrastrukturze; żadne dane nie są przekazywane stronom trzecim. Skrypt analityczny jest ładowany dopiero po wyrażeniu zgody na kategorię analityczną w banerze cookie. Po udzieleniu zgody Matomo ustawia własne pliki cookie rozpoznawcze (ID odwiedzającego, sesja i stan zgody; żywotność do 13 miesięcy). Lokalizacja odwiedzającego jest przybliżana na podstawie adresu IP; przechowywany jest tylko zanonimizowany adres. Twoją zgodę rejestrujemy w rekordzie zgody i zapisujemy Twój wybór również w pamięci przeglądarki (localStorage, klucz „cookie_consent"); możesz go zmienić lub wycofać w każdej chwili w ustawieniach cookie w stopce. Podstawą prawną jest § 25 ust. 1 TDDDG w związku z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Do oceny kampanii reklamowych używamy — dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody na kategorię marketingową w banerze cookie — Meta Pixel dostarczanego przez Meta Platforms Ireland Ltd. Skrypt jest ładowany tylko po udzieleniu zgody; następnie nawiązywane są połączenia z serwerami Meta, a Meta ustawia własne pliki cookie („_fbp", „_fbc"), które pozwalają Meta rozpoznać Twoją przeglądarkę. Nie można wykluczyć przekazywania do państw trzecich (w szczególności USA). Podstawą prawną jest § 25 ust. 1 TDDDG w związku z art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgodę możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach cookie w stopce.

11. Marketing i pomiar skuteczności z Meta

Za Twoją uprzednią zgodą używamy na naszej stronie technologii dostarczanych przez Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia („Meta"). Obejmuje to w szczególności Meta Pixel, który pozwala nam mierzyć skuteczność naszych reklam na Facebooku i Instagramie, analizować, jak nasza strona jest używana po obejrzeniu reklamy, oraz optymalizować nasze kampanie reklamowe.

Tam gdzie używane są odpowiednie funkcje, zebrane informacje mogą być również wykorzystywane do budowania grup odbiorców dla reklam spersonalizowanych (retargeting).

Przy użyciu tych technologii przetwarzane i przekazywane do Meta mogą być w szczególności Twój adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, przeglądane strony, adresy URL odsyłające, czasy wyświetleń stron, identyfikatory cookie oraz informacje o określonych działaniach na naszej stronie; obejmuje to wyświetlenia stron (PageView), kliknięcia przycisków ofert (Lead, Contact), rozpoczęcie procesu zamówienia (InitiateCheckout), zakończone rejestracje (CompleteRegistration), rozpoczęcie okresu próbnego (StartTrial) i zakończone zamówienia subskrypcji (Subscribe). Meta może powiązać te informacje z istniejącymi kontami Facebook lub Instagram.

Przetwarzanie odbywa się wyłącznie na podstawie Twojej uprzedniej zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz, stosownie do przypadku, § 25 ust. 1 TDDDG. Bez Twojej zgody nie aktywujemy żadnych technologii marketingowych wymagających zgody; skrypt Meta Pixel jest ładowany dopiero po wyrażeniu zgody na kategorię marketingową w banerze cookie. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać lub zmienić ze skutkiem na przyszłość w ustawieniach cookie w stopce.

Tam gdzie wspólnie z Meta ustalamy cele i środki zbierania oraz przekazywania danych osobowych, zastosowanie ma wspólne administrowanie w rozumieniu art. 26 RODO. Szczegóły określa odpowiednia umowa z Meta:

https://www.facebook.com/legal/controller_addendum

W ramach przetwarzania dane osobowe mogą być również przekazywane odbiorcom poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności do USA. Takie przekazywanie odbywa się na podstawie obowiązujących wymogów rozdziału V RODO, w szczególności decyzji o stwierdzeniu odpowiedniego poziomu ochrony zgodnie z art. 45 RODO lub odpowiednich zabezpieczeń zgodnie z art. 46 RODO. Jakie zabezpieczenia Meta stosuje, regulują aktualne warunki umowne Meta.

Po wyrażeniu zgody Meta ustawia własne pliki cookie do rozpoznawania Twojej przeglądarki, w szczególności „_fbp" (identyfikator przeglądarki) oraz „_fbc" (identyfikator kliknięcia odnoszący się do reklamy); według Meta każde z nich ma żywotność do 90 dni. Pliki te są usuwane przez naszą stronę, gdy wycofasz zgodę.

Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych przez Meta znajdziesz w polityce prywatności Meta:

https://www.facebook.com/privacy/policy/

12. Wprowadzanie głosowe

Gdy dobrowolnie korzystasz z funkcji wprowadzania głosowego, dźwięk jest przetwarzany przez rozpoznawanie mowy wbudowane w Twoją przeglądarkę. W zależności od przeglądarki może to utworzyć połączenie z dostawcą przeglądarki (np. Google, Apple, Microsoft). Dane audio nie są przez nas ani przechowywane, ani dalej przetwarzane.

13. Monitorowanie błędów

Do diagnostyki błędów używamy Sentry (Functional Software, Inc., USA). Przy błędzie przesyłane są techniczne dane zdarzenia; adres IP, nagłówki żądania, pliki cookie i tożsamość użytkownika są odfiltrowywane przed przesłaniem. Dane zdarzenia są wysyłane tylko wtedy, gdy faktycznie wystąpi błąd. Celem jest analiza błędów i stabilne działanie; podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes). Przekazywanie do USA opiera się na standardowych klauzulach umownych UE.

14. Odbiorcy i przekazywanie do państw trzecich

Podmioty przetwarzające otrzymują dane osobowe wyłącznie na podstawie odpowiednich umów i naszych instrukcji. Kategorie odbiorców obejmują dostawcę hostingu w Niemczech, przetwarzanie płatności (Stripe), dostawców AI (patrz sekcja 6) i monitorowanie błędów (Sentry). Przechowywanie plików odbywa się w zarządzanej przez nas instancji Garage w Niemczech; kopie zapasowe Kopia są przechowywane przez backend rclone u dostawcy przechowywania w Niemczech. Dostarczanie e-maili i pomiar oglądalności działają na naszej własnej infrastrukturze. Przy przekazywaniu do państw trzecich (obecnie USA dla Stripe i Sentry) opieramy się na standardowych klauzulach umownych UE.

Jeśli Meta Pixel jest włączony i wyraziłeś zgodę na kategorię marketingową, dane śledzenia otrzymuje również Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlandia); nie można wykluczyć przekazywania do USA. Więcej informacji znajdziesz w sekcji „Marketing i pomiar skuteczności z Meta".

15. Okres przechowywania

Usuwamy lub anonimizujemy dane osobowe, gdy tylko odpowiedni cel przestanie obowiązywać i nie stoi temu na przeszkodzie ustawowy obowiązek przechowywania ani niezbędna obrona prawna. Dane konta są zawieszane przy usunięciu i po 30-dniowym okresie karencji nieodwracalnie anonimizowane; treści, które utworzyłeś, pozostają widoczne pod anonimowym pseudonimem. Do dokumentowania usunięć i zdarzeń zgody przechowujemy spseudonimizowane rekordy zdarzeń (niezawierające adresów e-mail ani adresów IP w postaci jawnej) na naszym własnym magazynie obiektowym w Niemczech. Dane organizacji nie są przy usunięciu fizycznie kasowane, lecz oznaczane jako usunięte; pozostają zapisane jako dowód istniejących stosunków umownych i rozliczeniowych, nie będąc już dostępnymi do regularnego użytku. Oświadczenia o odstąpieniu są przechowywane do sześciu lat po końcu roku kalendarzowego otrzymania; niezweryfikowane zgłoszenia są automatycznie usuwane po 14 miesiącach. Dane rozliczeniowe i fakturowe podlegają ustawowym okresom przechowywania wynikającym z prawa podatkowego i handlowego (§ 147 AO, § 257 HGB). Kopie zapasowe Kopia bazy danych i magazynu plików są przechowywane u dostawcy przechowywania w Niemczech do 1095 dziennych punktów przywracania (około trzech lat) na potrzeby odtwarzania. Dane już usunięte z systemów produkcyjnych mogą pozostać w tych kopiach do upływu rotacji. Zanim przywrócone systemy wrócą do normalnego użytku, wymagane jest ponowne zastosowanie wszystkich należnych usunięć od czasu snapshotu.

16. Twoje prawa

Na podstawie RODO masz prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych, a także — gdy przetwarzanie opiera się na uzasadnionych interesach — prawo do sprzeciwu. Udzieloną zgodę możesz wycofać w każdej chwili ze skutkiem na przyszłość. Masz również prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych.

Prośby dotyczące prywatności kieruj na: info@bidpilot24.com

17. Zautomatyzowane decyzje

BidPilot24 tworzy oceny dopasowania i trafności oparte na AI jako wsparcie decyzyjne. O tym, czy przystąpisz do przetargu i złożysz ofertę, decydujesz wyłącznie Ty; nie dochodzi do zautomatyzowanej decyzji o skutkach prawnych lub podobnie znaczących dla osoby fizycznej w rozumieniu art. 22 RODO.

18. Zmiany niniejszej polityki

Aktualna wersja niniejszej polityki prywatności jest publikowana na tej stronie z datą jej wydania. O istotnych zmianach poinformujemy Cię przed ich wejściem w życie, gdy jest to prawnie wymagane.