Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données pour ce site web est : ,
E-mail : info@bidpilot24.com

2. Principes et sources de données

Nous ne traitons les données personnelles qu'aux fins décrites dans la présente déclaration, sur la base juridique indiquée dans chaque cas et uniquement pendant la durée requise par la finalité ou une obligation légale de conservation. Nous obtenons des données directement de votre part ainsi que de votre utilisation de la plateforme. Le contenu des appels d'offres provient d'annonces publiquement accessibles des sources de marchés publics connectées ; les coordonnées de personnes de contact qui y figurent peuvent constituer des données personnelles — l'accessibilité publique n'exclut pas un caractère personnel.

3. Accès au serveur et sécurité

Lors de la visite du site web, nous traitons les données de connexion techniquement nécessaires (adresse IP, date et heure, adresse consultée, type et version du navigateur ainsi que l'adresse de provenance). La finalité est la fourniture des pages, le diagnostic d'erreurs et la prévention des abus. La base juridique est l'art. 6(1)(f) du RGPD (intérêt légitime à une exploitation sûre) et, pour les fonctions demandées, l'art. 6(1)(b) du RGPD. La plateforme est exploitée sur une infrastructure que nous gérons, hébergée par un prestataire en Allemagne.

4. Inscription, compte et organisations

Lors de l'inscription, nous traitons votre adresse e-mail, éventuellement un nom d'utilisateur, votre mot de passe (uniquement sous forme de hachage cryptographique), le paramètre de langue ainsi que les heures de connexion et adresses IP. Pour votre organisation, nous stockons le nom de l'organisation, les rôles des membres ainsi que le statut du forfait et de l'abonnement. La finalité est la création du compte, la connexion, l'exploitation de la plateforme et l'exécution du contrat. La base juridique est l'art. 6(1)(b) du RGPD ; pour les journaux de sécurité et de prévention des abus, en outre l'art. 6(1)(f) du RGPD.

5. Profils de recherche et données d'appels d'offres

Nous stockons vos profils de recherche (nom du profil, mots-clés de recherche et d'exclusion, régions et paramètres), le contenu des appels d'offres consultés, les résultats de correspondance et d'évaluation ainsi que vos états de traitement, dans la mesure où vous utilisez ces fonctions. Les textes d'appels d'offres peuvent contenir des données personnelles de tiers (p. ex. noms et coordonnées de personnes de contact des pouvoirs adjudicateurs) ; nous ne les traitons qu'en tant que partie du contenu publiquement accessible des appels d'offres. La base juridique est l'art. 6(1)(b) du RGPD.

6. Fonctions d'intelligence artificielle

Lorsque vous utilisez une fonction d'IA (p. ex. l'assistant de profil, l'évaluation des correspondances, les justifications de correspondance), le contenu nécessaire est transmis au fournisseur d'IA configuré : pour l'assistant de profil votre description saisie librement, sinon les données du profil de recherche ainsi que le titre, la description, le pouvoir adjudicateur, les délais et les détails structurés de l'appel d'offres concerné. Ce contenu peut contenir involontairement des données personnelles. Les résultats de l'IA constituent une aide automatisée et non une décision professionnelle ou juridique contraignante ; vérifiez toujours l'appel d'offres original et ses délais.

Fournisseurs d'IA actuellement configurés :

• Opper (EU)

Le traitement par le fournisseur s'effectue sur la base du contrat de sous-traitance ou d'utilisation respectif ; pour les fournisseurs situés hors de l'EEE, les garanties qui y sont convenues (p. ex. les clauses contractuelles types de l'UE) s'appliquent. En cas d'utilisation d'un modèle hébergé sur notre propre infrastructure, les données restent chez nous.

7. Traitement des paiements

Pour les forfaits payants, nous utilisons Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlande, et Stripe, Inc., États-Unis) pour le paiement, la facturation et l'émission des factures. Lors de la création d'un client Stripe, BidPilot transmet le nom de l'organisation, l'adresse e-mail du propriétaire et les identifiants internes de l'organisation (ID/slug). Pour les appels Checkout et abonnement, nous transmettons l'identifiant client Stripe, les métadonnées du forfait et, le cas échéant, un code promo. Le payeur saisit l'adresse de facturation et, le cas échéant, le numéro de TVA directement dans le Checkout hébergé par Stripe ; Stripe recueille ces informations et met à jour son profil client. Stripe envoie les événements Checkout, abonnement et paiement à notre webhook. Un événement Checkout terminé peut contenir le numéro de TVA saisi dans les détails de session ; notre gestionnaire utilise le statut, les identifiants et les métadonnées, mais n'enregistre ni l'adresse de facturation ni le numéro de TVA dans la base de données BidPilot. Nous recevons et stockons les identifiants client et abonnement générés par Stripe pour gérer le contrat ; l'identifiant client est réutilisé dans les appels API ultérieurs à Stripe. Les données de carte sont saisies directement auprès de Stripe ; les numéros complets ne sont pas stockés dans notre application. La base juridique est l'art. 6(1)(b) du RGPD et, pour les obligations fiscales de conservation, l'art. 6(1)(c) du RGPD. Les transferts vers les États-Unis reposent sur les clauses contractuelles types de l'UE.

8. Fonction électronique de rétractation

Pour une déclaration électronique de rétractation, nous stockons le nom, l’organisation associée et le numéro client, l’e-mail du propriétaire enregistré utilisé pour l’accusé, l’heure de réception, la référence, le mode d’identification et l’état de vérification. Le formulaire électronique associe le numéro client ou l’e-mail du propriétaire à une organisation et envoie l’accusé à l’e-mail du propriétaire enregistré. Pour une déclaration informelle reçue par e-mail ou courrier, l’équipe interne enregistre le nom de l’expéditeur, ses coordonnées disponibles, les informations contractuelles et l’heure de réception, même si l’organisation ne peut pas être identifiée immédiatement. Les coordonnées de l’expéditeur ne prouvent pas qu’il est propriétaire de l’organisation. Une clé hachée dérivée de l’adresse IP est conservée temporairement dans le cache afin de limiter les tentatives répétées sur le formulaire électronique ; elle expire après une heure. Ces données servent à recevoir, documenter, limiter les abus et traiter les déclarations. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD et, le cas échéant, le point c) ; le point f) peut s’appliquer lorsque cela est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. Selon la règle actuelle, les déclarations vérifiées ou saisies manuellement sont conservées jusqu’à 6 ans après la fin de l’année civile de réception ; les envois électroniques non vérifiés sont supprimés après 14 mois.

Pour une rétractation informelle reçue par e-mail ou courrier, l'équipe interne peut joindre au dossier, à titre facultatif, un scan ou une photo du courrier ou une impression de l'e-mail (PDF ou image). Le fichier peut contenir des données personnelles figurant dans la déclaration ainsi que des données concernant des tiers qui y sont mentionnés. Il est supprimé avec le dossier selon le même calendrier : selon la règle actuelle, jusqu'à six ans après la fin de l'année civile de réception pour les déclarations vérifiées ou saisies manuellement, et après 14 mois pour les envois électroniques non vérifiés.

9. Communication par e-mail

Pour les confirmations de compte, la réinitialisation du mot de passe, les invitations d'équipe, les digests de résultats et les avis liés à l'abonnement, nous envoyons des e-mails via notre propre serveur de messagerie ; aucune donnée n'est transmise à un prestataire externe d'envoi d'e-mails. Sont traités dans chaque cas l'adresse du destinataire et le contenu nécessaire au message. La base juridique est l'art. 6(1)(b) du RGPD.

10. Cookies et gestion du consentement

Sont techniquement nécessaires le cookie de session (authentification et état de session), supprimé à la fermeture du navigateur, ainsi que — uniquement lorsque l'option « Rester connecté » est activée — un cookie de connexion d'une durée de deux semaines. La base juridique est le § 25(2) n° 2 TDDDG en liaison avec l'art. 6(1)(b) du RGPD.

Pour la mesure d'audience, nous utilisons une instance Matomo auto-hébergée sur notre propre infrastructure ; aucune donnée n'est transmise à des tiers. Le script d'analyse n'est chargé qu'après que vous avez consenti à la catégorie d'analyse dans la bannière de cookies. Après consentement, Matomo dépose ses propres cookies de reconnaissance (identifiant du visiteur, session et statut de consentement ; durées de vie jusqu'à 13 mois). La localisation du visiteur est déduite approximativement de l'adresse IP ; seule l'adresse anonymisée est conservée. Nous consignons votre consentement dans un enregistrement dédié et stockons en outre votre choix dans le stockage du navigateur (localStorage, clé « cookie_consent ») ; vous pouvez le modifier ou le retirer à tout moment via les paramètres de cookies en pied de page. La base juridique est le § 25(1) TDDDG en liaison avec l'art. 6(1)(a) du RGPD.

Pour l'évaluation des campagnes publicitaires, nous utilisons — uniquement après votre consentement à la catégorie marketing dans la bannière de cookies — le Pixel Meta de Meta Platforms Ireland Ltd. Le script n'est chargé qu'après consentement ; des connexions aux serveurs de Meta sont alors établies et Meta dépose ses propres cookies (« _fbp », « _fbc ») permettant de reconnaître votre navigateur. Un transfert vers des pays tiers (notamment les États-Unis) ne peut être exclu. La base juridique est le § 25(1) TDDDG en liaison avec l'art. 6(1)(a) du RGPD ; vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via les paramètres des cookies en pied de page.

11. Marketing et mesure d''efficacité avec Meta

Avec votre consentement préalable, nous utilisons sur notre site des technologies de Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlande (ci-après « Meta »). Cela comprend notamment le Pixel Meta, qui nous permet de mesurer l'efficacité de nos publicités sur Facebook et Instagram, d'analyser l'utilisation de notre site après la consultation d'une publicité et d'optimiser nos campagnes publicitaires.

Lorsque les fonctionnalités correspondantes sont utilisées, les informations collectées peuvent également servir à constituer des audiences pour de la publicité personnalisée (reciblage).

Lors de l'utilisation de ces technologies, notamment votre adresse IP, les informations relatives à votre navigateur et à votre appareil, les pages consultées, les URL de référence, les horaires des consultations, les identifiants de cookies ainsi que des informations sur certaines actions sur notre site peuvent être traités et transmis à Meta ; cela comprend les consultations de pages (PageView), les clics sur les boutons d'offre (Lead, Contact), le début d'un processus de commande (InitiateCheckout), les inscriptions finalisées (CompleteRegistration), le début d'une période d'essai (StartTrial) et les commandes d'abonnement abouties (Subscribe). Meta peut le cas échéant associer ces informations à des comptes Facebook ou Instagram existants.

Le traitement repose exclusivement sur votre consentement préalable conformément à l'art. 6(1)(a) du RGPD ainsi que, le cas échéant, au § 25(1) TDDDG. Sans votre consentement, nous n'activons aucune technologie marketing soumise à consentement ; le script du Pixel Meta n'est chargé qu'après votre consentement à la catégorie marketing dans la bannière de cookies. Vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à tout moment avec effet pour l'avenir via les paramètres de cookies en pied de page.

Dans la mesure où nous déterminons conjointement avec Meta les finalités et les moyens de la collecte et de la transmission des données personnelles, il existe une responsabilité conjointe au sens de l'art. 26 du RGPD. Les détails figurent dans l'accord correspondant conclu avec Meta :

https://www.facebook.com/legal/controller_addendum

Dans le cadre du traitement, des données personnelles peuvent également être transmises à des destinataires situés en dehors de l'Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Ces transferts s'effectuent sur la base des exigences applicables du chapitre V du RGPD, notamment d'une décision d'adéquation au sens de l'art. 45 du RGPD ou de garanties appropriées au sens de l'art. 46 du RGPD. Les garanties concrètement utilisées par Meta sont régies par les conditions contractuelles en vigueur de Meta.

Après votre consentement, Meta dépose ses propres cookies pour reconnaître votre navigateur, notamment « _fbp » (identifiant du navigateur) et « _fbc » (identifiant de clic lié à une publicité) ; selon Meta, leur durée de vie est de 90 jours au maximum chacune. Ces cookies sont supprimés par notre site lorsque vous retirez votre consentement.

Vous trouverez de plus amples informations sur le traitement des données personnelles par Meta dans la politique de confidentialité de Meta :

https://www.facebook.com/privacy/policy/

12. Saisie vocale

Lorsque vous utilisez volontairement la saisie vocale, l'audio est traité par la reconnaissance vocale intégrée à votre navigateur. Selon le navigateur, cela peut créer une connexion avec le fournisseur du navigateur (p. ex. Google, Apple, Microsoft). Les données audio ne sont ni stockées ni traitées davantage par nos soins.

13. Surveillance des erreurs

Pour le diagnostic d'erreurs, nous utilisons Sentry (Functional Software, Inc., États-Unis). En cas d'erreur, des données techniques d'événement sont transmises ; l'adresse IP, les en-têtes de requête, les cookies et l'identité de l'utilisateur sont filtrés avant la transmission, et seule une partie limitée des événements est envoyée (échantillonnage). La finalité est l'analyse des erreurs et un fonctionnement stable ; la base juridique est l'art. 6(1)(f) du RGPD (intérêt légitime). Les transferts vers les États-Unis reposent sur les clauses contractuelles types de l'UE.

14. Destinataires et transferts vers des pays tiers

Les sous-traitants ne reçoivent des données personnelles que sur la base de contrats appropriés et de nos instructions. Les catégories de destinataires comprennent un prestataire d'hébergement en Allemagne, le traitement des paiements (Stripe), les fournisseurs d'IA (voir section 6) et la surveillance des erreurs (Sentry). Le stockage de fichiers utilise une instance Garage que nous hébergeons nous-mêmes en Allemagne ; les sauvegardes Kopia sont stockées via rclone auprès d'un prestataire de stockage en Allemagne. L'envoi d'e-mails et la mesure d'audience s'exécutent sur notre propre infrastructure. Pour les transferts vers des pays tiers (actuellement les États-Unis pour Stripe et Sentry), nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types de l'UE.

Si le Pixel Meta est activé et que vous avez consenti à la catégorie marketing, Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlande) reçoit également des données de suivi ; un transfert vers les États-Unis ne peut être exclu. De plus amples informations figurent à la section « Marketing et mesure d'efficacité avec Meta ».

15. Durée de conservation

Nous supprimons ou anonymisons les données personnelles dès que la finalité respective cesse de s'appliquer et qu'aucune obligation légale de conservation ni défense juridique nécessaire ne s'y oppose. Les données du compte sont supprimées lorsque vous supprimez votre compte. Les données de l'organisation ne sont pas physiquement supprimées lors d'une suppression mais marquées comme supprimées ; elles restent conservées comme preuve des relations contractuelles et de facturation existantes, sans rester accessibles pour un usage courant. Les déclarations de rétractation sont conservées jusqu'à six ans après la fin de l'année civile de leur réception ; les envois non vérifiés sont automatiquement supprimés après 14 mois. Les données de facturation et les factures sont soumises aux délais de conservation du droit fiscal et commercial (§ 147 AO, § 257 HGB). Les copies de sauvegarde Kopia de la base de données et du stockage de fichiers sont conservées auprès d'un prestataire de stockage en Allemagne jusqu'à 1 095 points de restauration quotidiens (environ trois ans) à des fins de récupération. Des données déjà supprimées des systèmes actifs peuvent subsister dans ces copies jusqu'à leur expiration selon la rotation. Avant la reprise de l'utilisation normale après une restauration, les suppressions applicables intervenues depuis le snapshot doivent être réappliquées.

16. Vos droits

En vertu du RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement et de portabilité des données, ainsi que — lorsque le traitement repose sur des intérêts légitimes — d'un droit d'opposition. Vous pouvez retirer un consentement donné à tout moment avec effet pour l'avenir. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données compétente.

Adressez vos demandes relatives à la protection des données à : info@bidpilot24.com

17. Décisions automatisées

BidPilot produit des évaluations de correspondance et de pertinence basées sur l'IA à titre d'aide à la décision. La décision de suivre un appel d'offres et de soumettre une offre vous appartient exclusivement ; aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou similaires significatifs sur une personne physique au sens de l'art. 22 du RGPD n'a lieu.

18. Modifications de la présente déclaration

La version en vigueur de la présente déclaration de confidentialité est publiée sur cette page avec sa date. Nous vous informerons des modifications importantes avant leur entrée en vigueur, dans la mesure où la loi l'exige.